Tietosuojaseloste

Laadittu 6.4.2023

1. Rekisterinpitäjä

Lapin sosiaali- ja terveysturvayhdistys ry
Kansankatu 13 A 28 (6. krs.)
96100 Rovaniemi
www.lapinsotu.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Toiminnanjohtaja
Lapin sosiaali- ja terveysturvayhdistys ry
Kansankatu 13 A 28 (6. krs.)
96100 Rovaniemi

Tässä selosteessa kerrotaan, kuinka Lapin sosiaali- ja terveysturvayhdistys ry (jäljempänä yhdistys) kerää, käsittelee, säilyttää ja suojaa henkilötietoja.

3. Lapin sosiaali- ja terveysturvayhdistyksen toiminta

Yhdistys toimii rekisterinpitäjänä omien toimintojensa osalta. Yhdistyksessä kerätään henkilötietoja useasta eri syystä. Henkilötietoja tarvitaan yhdistyksen toiminnassa erilaisten palvelujen toteuttamiseksi mm. verkostot, tilaisuudet ja koulutukset. Järjestötyössä kerätään yhteystietoja esimerkiksi jäsenyyteen, viestintään, tapahtumiin ja yhteistyöhön sekä vapaaehtoisuuteen liittyen. Lisäksi yhdistyksessä toteutetaan sille työnantajana ja yhdistyksenä säädetyt lakisääteiset velvoitteet, joihin tarvitaan myös henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä.

Henkilötietoja kerätään yhdistyksessä lähtökohtaisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään tai asiointiyhteydessä silloin, kun tarkoituksena on täydentää jo olemassa olevaa yhteyttä rekisteröityyn tai kun asioinnissa käy ilmi päivitettävää tietoa jo olemassa oleviin yhteystietoihin. Lisäksi yhdistys toteuttaa tavanmukaista yhdistysviestintää, jonka osalta henkilötietoja kerätään tarvittaessa myös julkisista verkkolähteistä yhteistyökumppaneiden tai alueella toimivien yhdistysten työntekijöiden osalta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat lakisääteiset velvoitteet (jäsenluettelon ylläpitäminen yhdistyslain mukaisesti, työnantajavelvoitteiden täyttäminen työlainsäädännön mukaisesti), suostumus (asiakastyö ja julkiset verkkopalvelut), sopimus (työnantajana toimiminen) ja oikeutettu etu (tavanomainen yhdistysviestintä, sidosryhmäyhteistyö, vapaaehtoistyön mahdollistaminen, jäsenviestintä).

Oikeutettu etu on henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena yhdistyksessä silloin, kun asianmukainen asiointiyhteys on muodostunut, eli kun esimerkiksi toimija on osallistunut yhdistyksen toimintaan, ollut yhdistyksen toimintoihin liittyen yhteydessä, on ollut mukana yhdistyksen yhteistyötoiminnassa tai on muutoin ollut yhdistyksen hallinnoimaan toimintaan asiointiyhteydessä.

Kerättäviä henkilötietoja ovat:

Tuntemistiedot:

• Henkilön nimi ja yhteystiedot, rooli ja työtehtävä, toimialue, osallistuminen tapahtumiin, toimintaan tai yhteistyöhön (viestintään, sidosryhmä- ja vapaaehtoistyöhön ja tapahtumiin liittyen)
• Kuvat ja muu audiovisuaalinen materiaali tapahtumiin ja viestintään liittyen
• Kerätyt tiedot voivat olla tiettyä rekisteröityä koskien jotakin tai joitakin näistä.

Tietoja käsittelevät aina yhdistyksen toiminnassa olevat henkilöt, joiden vastuulla tai työtehtävissä ko. osa-alue (esimerkiksi viestintä) on. Tietoja luovutetaan eteenpäin vain rekisteröidyn suostumuksella, pl. viranomaisvelvoitteet, kuten työnantajavelvoitteet, tai yleisen edun puitteissa tapahtuvat arkistoinnit historiantutkimusta varten.

Yleisen edun mukaisessa arkistoinnissa toteutetaan tietojen minimoinnin periaatetta. Arkistoon toimitetaan vain yhdistyksen toimintaan yleisellä tasolla liittyvää aineistoa, kuten esimerkiksi pöytäkirjoja, esitteitä, ja muita yhdistyksen toimintaa kuvaavia aineistoja.

Tietoja voidaan siirtää sähköisesti, manuaalisesti tai rajapintaratkaisuja käyttämällä järjestelmästä toiseen asiakastyössä ja viestinnän käytännön toteutuksen vuoksi.

Arkistoituja tietoja lukuun ottamatta tietoja säilytetään niin kauan, kunnes:

• jäsenyys yhdistyksessä päättyy,
• henkilö pyytää tietojensa poistamista,
• hankkeen tai projektin raportointi- ja osoitusvelvollisuudet päättyvät,
• tapahtumajärjestelyihin vaadittavia tietoja ei enää tarvita, tai
• yhteystieto on vanhentunut tai henkilön toimiala tai -paikka on merkittävästi muuttunut.

Tietojen käsittelyaikoihin sovelletaan tapauskohtaisesti tilanteeseen sopivinta edellä mainittua periaatetta. Tietoja säilytetään huolellisesti. Fyysiset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Tiedot sähköisessä muodossa on tallennettu pilvipalveluun ja järjestelmiin, jonne pääsevät kirjautumaan vain määritellyt työntekijät käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietoverkot ja laitteistot, joilla rekisterit sijaitsevat, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Rekisterinpitäjänä arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. Rekisteri säilytetään tietoturvatussa pilvipalvelussa.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle henkilötietojen tietoturvaloukkauksista, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisen henkilön oikeuksille ja vapauksille. Rekisterinpitäjä tekee ilmoituksen suoraan rekisteröidyille tai julkisella ilmoituksella, kuten median välityksellä, mikäli tämä aiheuttaa rekisterinpitäjälle kohtuutonta vaivaa. Rekisterinpitäjä tekee ilmoituksen loukkauksista myös tietosuojavaltuutetulle.

Ilmoittautuneiden sekä ilmoittautumiseen kytkettyjen palautteiden ja kokemusten osalta rekisterinpitäjä on järjestäjä (toimija), jolta rekisteröidyllä on oikeus saada ilmoitus tietoturvaloukkauksista.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti yhteyshenkilölle. Yhdistys toimittaa rekisteröidylle myös tarvittaessa lisätietoja nimenomaisiin toimintoihin liittyen. Selostetta muutettaessa muutokset lisätään selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informointi näistä tapahtuu myös muulla tavoin, esimerkiksi sähköpostitse. Suosittelemme kuitenkin, että käytte säännöllisesti palvelussamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

4. Verkkosivut www.lapinsotu.fi

www.lapinsotu.fi -ylläpito toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisteröidyn antaman suostumuksen pohjalta. Loppukäyttäjän tulee ilmoittautumisiin liittyvissä kysymyksissä kääntyä sen toimijan puoleen, jolle ilmoittautuminen on ohjautunut.

• Suostumuksen pohjalta ilmoittautuneiden antamat palautteet ja kokemukset. Rekisteriin tallennetaan loppukäyttäjän nimi tai nimimerkki, sukupuoli, syntymävuosi, kokemustieto, palaute ja tilaisuuden nimi. Ilmoittautuneilta saatujen palautteiden ja kokemusten tietojen rekisterinpitäjä on kukin ilmoittautumisen vastaanottanut järjestäjä (toimija). Järjestäjä (toimija) voi kerätä ja käsitellä ilmoittautuneiden henkilötietoja omien toimintaperiaatteidensa mukaisesti. Ilmoittautuneiden henkilötietojen osalta www.lapinsotu.fi -ylläpito toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisteröidyn antaman suostumuksen pohjalta. Loppukäyttäjän tulee ilmoittautuneiden antamiin palautteisiin ja kokemuksiin liittyvissä kysymyksissä kääntyä sen toimijan puoleen, jolle alkuperäinen ilmoittautuminen on ohjautunut.
• www.lapinsotu.fi -sivuston ylläpidon tekemän sopimuksen pohjalta verkkopalvelun loppukäyttäjiä seuraavan palvelun (Google Analytics) kanssa. Yksittäisen loppukäyttäjän tietoja ei käsitellä tunnistettavasti.
• www.lapinsotu.fi -sivustolle sijoitettujen yhteisöpalveluiden (esim. Facebook ja Twitter) ja upotettujen palveluiden (esim. YouTube) sisällöt keräävät loppukäyttäjistä henkilötietoja omien käyttöehtojensa ja käytänteidensä mukaisesti. www.lapinsotu.fi -ylläpito ei käsittele yhteisöpalveluiden eikä upotettujen palveluiden keräämiä henkilötietoja. Yhteisöpalveluiden ja upotettujen palveluiden tietosuojakäytäntöihin voi tutustua kussakin palvelussa erikseen.
• www.lapinsotu.fi -sivusto sisältää linkkejä myös muihin verkkopalveluihin. Emme vastaa näiden ulkopuolisten palveluiden henkilötietokäytännöistä ja -sisällöistä. Kunkin palvelun tietosuojakäytäntöihin voi tutustua kussakin palvelussa erikseen.

Rekisterinpitäjä ei luovuta omiin rekistereihinsä tai www.lapinsotu.fi -sivustolle rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tiedot eivät ole julkisia, vaan ohjautuvat pelkästään ylläpitoon ja ilmoittautumiset ja niistä saadut palautteet ja kokemukset järjestäjälle (toimijalle). www.lapinsotu.fi -verkkosivuston henkilötietoja saadaan henkilöltä itseltään.

Loppukäyttäjän www.lapinsotu.fi -sivustolle lomakkeella antamia tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli loppukäyttäjä käyttää www.lappilaiset.fi -sivuston sisälle sijoitettuja yhteisöpalveluiden ja upotettujen palveluiden sisältöjä, voivat nämä palvelut siirtää henkilötietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Samoin käytön seurannassa käytetty Google Analytics -palvelu voi siirtää henkilötietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. www.lapinsote.fi -sivuston rekisterinpitäjä ei vastaa näiden palveluiden henkilötietojen siirrosta. Näiden palveluiden henkilötietojen siirrosta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle voi tutustua kussakin palvelussa erikseen.